Kaizenilla muutos parempaan

Kirjoittaja: Katri Suutari


Huonot uutiset: Mikään ei ole pysyvää.

Näemme muutoksen usein negatiivisena ilmiönä; välttämättömänä pahana. Pyrimme hoitamaan sen kertarysäyksellä ja toivomme, ettei lisää muutoksia enää tarvittaisi. Japanilainen Kaizen -filosofia, vapaasti suomennettuna muutos parempaan (Kai = muutos, Zen = hyvä), ei näe muutosta poikkeuksellisena tai kertaluontoisena tilanteena. Kaizen -tekniikan keskeinen ajatus on useiden pienten muutosten tekeminen ajan myötä. Askel kerrallaan.

katri-suutari

Kaizen on olennainen osa Lean -ajattelua, joka keskittyy arvon tuottamiseen asiakkaalle. Lean -työkaluilla pyritään poistamaan hukka eli aktiviteetit, jotka lisäävät kustannuksia lisäämättä tuotteeseen tai palveluun arvoa asiakkaan näkökulmasta. Lean -työkaluja on käytetty teollisuudessa jo vuosikymmeniä ja ne pohjautuvat osin Toyotan kehittämiin Toyota Production System periaatteisiin. Nykyään Lean -ajattelua ei hyödynnetä pelkästään tuotannossa vaan se on levinnyt laajalle aina henkilöstöhallinnosta asiakaspalveluun.

Mitä Kaizen sitten käytännössä tarkoittaa? Yrityksissä sillä tarkoitetaan usein workshopia, joka aloitetaan tarkasteltavan prosessin nykytilanteen kartoituksella. Suurimmat ongelmakohdat tunnistetaan ja niihin ideoidaan parannuksia. Parannusehdotuksia mietittäessä ei hylätä villeimpiäkään ideoita, vaan niiden toimivuus arvioidaan vasta suunnitteluvaiheessa. Parannusehdotusten logiikan ja hyödyn huolellinen arviointia on tärkeää ennen toimeen ryhtymistä. Toteutukseen valitaan se idea, jonka arvioidaan tuovan suurimman hyödyn pienimmällä vaivalla. Muutoksen toteutusta seurataan ja jokaisen toteutetun muutoksen vaikutukset arvioidaan tarkoin ennen seuraaviin muutoksiin ryhtymistä. Kaizen ei ole muutosta muutoksen vuoksi, vaan aina tähdätään parannuksiin. Mikäli haluttuja tuloksia ei ole saavutettu, kartoitetaan tilanne uudelleen. Koska tehty muutos oli pieni, myös riskit ovat pienet.

Tässä kohtaa saatat miettiä, että Kaizen -ajattelussa ei ole mitään ihmeellistä. Eikä siinä pohjimmiltaan olekaan. Miksi muutokset sitten koetaan vaikeina? Avainsana on toteutus. Yritämme tehdä liian ison muutoksen, pyrimme täydelliseen lopputulokseen kerralla tai kohtaamme liian isoa muutosvastarintaa. Kaizen -ajattelun nerokkuus on siinä, että kynnys muutosten tekemiseen on tarpeeksi matalalla. Pieni muutos vie askeleen lähemmäs tavoitetta ilman suuren muutoksen tuottamaa tuskaa. Kaizenissa ei ole kyse yrityksen johdon kehittämistä parannuksista, vaan Kaizeniin osallistuvat kaikki työntekijät. Koko tiimin osallistuessa muutoksen ideointiin ja suunnitteluun, kaikki sitoutuvat myös toteutukseen. Muutosvastarinta käsitellään Kaizenissa yhdessä jo ennen käytännön toteutusta.

Kaizen ei aina vaadi isoa työryhmää ja yksityiskohtaista suunnitelmaa. Parhaimmillaan Kaizen on silloin, kun yrityksen kaikki työntekijät omaksuvat kulttuurin etsiä jatkuvasti tapoja parantaa toimintaa. Tällöin ongelmakohtiin puututaan heti pienillä korjaavilla muutoksilla. Jokaisella on valta ja vastuu työnsä kehittämiseen, mikä parantaa työmotivaatiota. Yksittäinen pieni muutos muuttuu yrityksen kannalta merkittäväksi, kun muutoksia tehdään useita läpi koko organisaation.

Kaizen liitetään yrityksiin ja tuottavuuteen, mutta ideologiana se toimii myös elämän muilla osa-alueilla. Itselleni Kaizen enemmän ajattelutapa kuin työkalu. Se on usko siihen, että aina voi tehdä paremmin. Ja mikä olisikaan parempi tapa kehittyä, kuin tehdä pieniä parannuksia jokaisena päivänä.

Hyvät uutiset: Mikään ei ole pysyvää.

katri-suutari_2

You may also like...