Tietosuojaseloste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on asiakasrekisterin ylläpito sekä henkilön suostumuksella markkinointirekisterin ylläpito. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin ja markkinointi.
Rekisterinpitäjä
Aurajoen Nuorkauppakamari ry
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Aurajoen Nuorkauppakamarin tiedottaja
Rekisterin nimi ja sisältö
Aurajoen Nuorkauppakamarin henkilö- ja markkinointirekisteri
Miksi kerään tietoja?
Kunnioitamme yksityisyyttäsi ja huomioimme toiminnassamme tietosuojasta huolehtimisen. Tämä tietosuojaseloste kertoo henkilötietojen käsittelystä yhdistyksemme jäsenyyteen ja muihin asiallisiin yhteyksiin liittyen. Tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä rekisteröidyn oikeudet.
Käyttötarkoitus
– Asiakassuhteen tai siihen rinnastettavan muun suhteen hoitaminen, kehittäminen ja asiakaspalvelu
– Asialliseen muuhun yhteyteen perustuva yhteystietojen hallinta
– Markkinoinnin kohdentaminen, asiakasviestintä, palveluita koskeva analysointi ja tilastointi
– Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä- muut vastaavat käyttötarkoitukset.
Mitä tietoja kerään asiakasrekisteriin
Rekisteriin voidaan tallentaa asiakkaan (henkilön tai yrityksen) yhteystiedot ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät, kuten asiakassuhteen hoitamisen mahdollistavat tiedot:
– Perustiedot, kuten nimi, y-tunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero, rooli, yritys, www-sivujen osoite
– Muiden palvelujen käyttämistä koskevat tiedot, kuten uutiskirjeen, julkaisun tai muihin viesteihin liittyvät tiedot
– Evästeet ja niiden tai muiden vastaavien tekniikoiden välityksellä saadut päätelaitetta ja verkkokäyttäytymistä koskevat tiedot
– Asiakkaan itsestään antamat muut tiedot
Sivustollamme käytetään evästeitä, joilla voimme parantaa sivustoamme ja käyttökokemustasi sekä kohdentaa markkinointia. Osa evästeistä on sivuston toiminnalle välttämättömiä.
Kuinka kerään tietoja
Rekisterin henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään asiakassuhteen syntyessä ja niitä päivitetään asiakassuhteen aikana asiakkaan tekemän ilmoituksen perusteella. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan suostumuksella häneltä itseltään verkkosivustovierailun yhteydessä tai muun henkilökohtaisen tai digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä.
Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty tai muiden lakien ja säännösten edellyttämän ajan. Muut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole tarvetta. Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä. Tietojen tuhoamisessa noudatetaan hyvien käytäntöjen mukaista toimintatapaa.
Kenelle tietoja luovutetaan
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Aurajoen Nuorkauppakamari ry:n ulkopuolelle.
Tietojen omistus ei siirry rekisterinpitäjältä kolmannelle osapuolelle eikä kolmannella osapuolella ole oikeutta toimeksiantoa laajempaan käyttöön.
Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten esim. Google Driven, Google Analyticsin, iCloudin tai Dropboxin yhteydessä.
Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.
Tietoja voidaan harkiten luovuttaa palveluiden toteuttamiseen osallistuville kumppaneille ja alihankkijoille. Jokaista kumppania ja alihankkijaa edellytetään noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia ja velvoitteita sekä huolehtimaan henkilötietojen tietosuojasta ja tietoturvallisuudesta.
Tietoja voidaan luovuttaa myös kolmansille osapuolille mahdollisen yrityskaupan tai ulkoistuksen yhteydessä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti seuraavanlaiset oikeudet.
– Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
– Oikeus tietojen oikaisemiseen
– Oikeus tietojen poistamiseen
– Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
– Vastustamisoikeus
– Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
– Peruuttaa suostumuksensa
– Mikäli rekisteröidyn tiedoissa on virheitä, voi rekisteröity esittää pyynnön virheen korjaamiseksi. Tarkastuspyyntö tulee tehdä yksilöidysti siten, että rekisterissä oleva virhe voidaan helposti havaita ja korjata oikealla tiedolla.
Asiakkaan on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse.
Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
– Asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata asiakkaan oikaisu- tai muuta pyyntöä.
Tietosuojaselosteeseen tehtävät muutokset
Selosteeseen saatetaan ajoittain tehdä muutoksia. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, ilmoitamme niistä erikseen, kun sovellettava laki niin edellyttää.
Miten suojaan henkilötietojasi
Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakasrekisterin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja.
Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun tämän alihankkija, on rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten suojatoimien järjestämisestä ja varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.